Автор: Ивайло Ценков, Virtualization, Networking, Unified Communications, Document Management ITCE

Всички се опитваме да подредим задачите си по оптимален начин, да свършим повече работа за по-малко време, да си тръгнем навреме от офиса и същевременно да сме със самочувствието, че не сме оставили нищо належащо незавършено... Ползваме безкрайно много инструменти, които ни позволяват да сме винаги „в крак“ с работата, да комуникираме постоянно, където и когато ни се налага – докато в един момент разбираме, че информацията ни залива отвсякъде по всевъзможни канали и ние трябва да отделяме все повече време, само за да разграничаваме полезната от ненужната такава – при това без да сме стигнали до същината й!

Има много фронтове, на които трябва да се борим, за да повишим производителността си ефективно и в дългосрочен план и не е възможно всички те да бъдат описани в рамките на една страница. Затова, в следващите редове, ще се съсредоточа върху e-mail комуникацията и как тя влияе на продуктивността на един екип, както и ще обърнем внимание на някои добри практики.

Най-популярният метод за комуникация в днешно време са e-mail съобщенията. Причината са безспорните им предимства, между които следата, която оставят, възможността за асинхронен разговор (не е нужно и двете страни да са ангажирани едновременно), не на последно място и ниската им цена. И говорейки за електронна поща в корпоративна среда, не можем да не обърнем внимание на най-популярния имейл клиент – MS Outlook. Той ни позволява да управляваме от едно място съобщенията, календара, контактите и задачите си. В този смисъл, Outlook се явява нещо повече от инструмент за управление на комуникациите ни – той е средство за управление на нашето време. Но за да получим максимума от работата с него е нужно да следваме няколко прости правила, благодарение на които ще се чувстваме по-малко затрупани с поща и с повече време за резултатните неща (те са напълно приложими и за други мейл клиенти с еквивалентна функционалност):

• Изключете индикацията за ново съобщение, което изскача на десктопа ви – възползвайте се от предимствата на асинхронната комуникация! Всяко разсейване отнема между 4 и 6 минути, за да се върнете към предишната си работа със същата ефикасност.
• Ограничете местата, на които четете поща, следите за предстоящи събития и задачи с крайни срокове – оставете пощата си в Inbox, а събитията и задачите със срокове в основния ви календар и to-do списък. Може да направите втори списък със задачи без deadline.
• Категоризирайте – маркирайте свързаните съобщения и задачи в отделни категории. Използвайте правила, за да го правите автоматично (на базата на изпращач, получатели, думи в заглавието и т.н.). По този начин изключително лесно можете да видите накуп цялата комуникация, свързана с определена тема (например, проект).
• Не е нужно да четете всички съобщения – използвайте правила, за да преместите имейлите, които смятате по презумция за ненужни, в други папки. Чудесен кандидат за това са съобщенията, изпратени до дистрибутивни групи. Не ги трийте – възможно е да се наложи да се върнете към някое от тях – просто ги извадете от Inbox.
• Спрете да използвате Inbox като склад за имейлите, които смятате, че ще ви потрябват някога – прехвърлете ги в папка за референтни съобщения и ги категоризирайте. Добра идея е името й да се предхожда от цифрата 1 или специален символ, което ще й позволи да се появява най-горе в списъка с папки. Не използвайте правила за автоматично прехвърляне на съобщения в нея! Целта е съдържанието й да е ръчно подбрано.
• Спрете да използвате Inbox като място за следене на задачите си – маркирането на съобщения като непрочетени е най-добрият начин да не ги прочетете никога отново и задачите да останат недовършени. Създавайте задачи (tasks) за тези съобщения (или ги маркирайте с флаг), категоризирайте ги, слагайте им крайни срокове и използвайте функцията за напомняне на Outlook.
• Спрете да местите задачи напред-назад – или ги свършете, или им задайте реалистичен краен срок, или просто ги премахнете от списъка със задачи със срокове (преместете ги в другия списък или ги изтрийте окончателно).
• Ограничете ръчното търсене на документи – използвайте Search folder-и (папки, които визуализират съдържание на базата на някакъв критерий – категория, дата, получател, текст и т.н.) за най-често търсените съобщения. Добър кандидат са категоризираните съобщения и задачи.
• И за финал – не просто четете пощата си – обработвайте я. Основното правило е „вземете решение“. За всяко съобщение, което получите, спазвайте правилото на петте D-та:
  • Do it – свършете задачата от съобщението сега
  • Delete it – не се занимавайте
  • Delegate it – възложете на друг да се занимава с него
  • Defer it – създайте задача за себе си и й задайте краен срок
  • Put it in a Drawer – преместете го в папката за референтни съобщения

Тези прости принципи стоят в основата на високото КПД. Дори да спазвате само част от тях, веднага ще усетите разликата – и стряскащите десетки непрочетени имейла и несвършени задачи ще са част от миналото ви.